Créer des dossiers intelligents
Un dossier intelligent ressemble à un dossier et siège dans la barre latérale, mais au lieu de contenir des courriels, il affiche tous les courriels qui répondent à ses conditions. « Avec pièce jointe des 7 derniers jours », « tout ce qui vient de la comptable », « étiquette Clients avec marqueur rouge »: ce genre de sélection, tu la gardes à l’oeil en permanence grâce à un dossier intelligent.
Les courriels restent là où ils sont. Un dossier intelligent ne déplace rien: le même courriel peut apparaître dans autant de dossiers intelligents que tu veux tout en ne se trouvant que dans son unique vrai dossier.
Le + à côté du titre Dossiers intelligents dans la barre latérale ouvre le dialogue Créer un dossier intelligent:
- Pars d’un modèle comme Aujourd’hui, Cette semaine, Avec notes ou Pièces jointes volumineuses, ou de zéro.
- Indique un Nom et, si tu veux, une Couleur.
- Assemble les Conditions (voir plus bas). Le dialogue montre en continu combien de courriels correspondent.
- Confirme avec Créer le dossier.
Le dossier intelligent apparaît ensuite dans la barre latérale. Son menu contextuel te permet de le modifier, de le dupliquer ou de le supprimer, et tu changes l’ordre par glisser-déposer.
Conditions
Section intitulée « Conditions »Un dossier intelligent a ses propres conditions, indépendantes des commandes de recherche:
| Domaine | Conditions |
|---|---|
| Personnes | De, Nom de l’expéditeur, À, Cc, Tout destinataire |
| Contenu | Objet |
| Temps | Date de réception: avant ou après un jour donné, ou dans les dernières minutes, heures, jours ou semaines |
| Pièces jointes | Contient des pièces jointes, Nom du fichier joint, Type MIME de la pièce jointe, Extension du fichier joint, Taille |
| Organisation | Couleur du marqueur, Étiquettes, Boîte / dossier, Compte courriel |
| Notes | Contient une note, Texte de la note |
Le Mode de correspondance détermine comment les conditions s’articulent: TOUTES doivent être remplies (et), N’IMPORTE QUELLE suffit (ou), ou AUCUNE ne doit s’appliquer. Avec Limiter au compte, le dossier intelligent ne vaut que pour un compte, sinon pour tous.
Un dossier intelligent ne connaît pas l’état de lecture. Pour « tout
ce qui n’est pas lu de … », prends une
recherche enregistrée
avec is:unread.
Quelques modèles éprouvés:
- Liste du jour: couleur de marqueur rouge, donc tout ce que tu t’es mis toi-même sur la table.
- Avec notes: Contient une note, pour ne rien perdre de ce sur quoi tu as pris des notes.
- Gourmands en espace: Contient des pièces jointes et Taille supérieure à 5 Mo.
- Filtre patron: De contient le domaine de l’entreprise, par
exemple
@entreprise.example.
Le compteur
Section intitulée « Le compteur »À côté de chaque dossier intelligent figure le nombre de courriels qu’il contient. Le compteur se met à jour tout seul dès que de nouveaux courriels arrivent ou que tu déplaces, supprimes ou marques des courriels. Sous Paramètres → Boîtes de courriel → Liste de la barre latérale, tu peux le masquer ou afficher en plus le nombre de courriels non lus.
Dossier intelligent ou recherche enregistrée?
Section intitulée « Dossier intelligent ou recherche enregistrée? »Les deux affichent une sélection de courriels qui restent là où ils sont. Ils se distinguent par ce qu’ils savent faire:
| Dossier intelligent | Recherche enregistrée | |
|---|---|---|
| Créer | + à côté de Dossiers intelligents | bouton Enregistrer la recherche dans le champ de recherche |
| Critères | conditions propres, y compris étiquettes, couleurs de marqueur, notes, taille | tout ce que sait faire le champ de recherche, y compris le texte de recherche, l’état de lecture et in: |
| Combinaison | TOUTES, N’IMPORTE QUELLE ou AUCUNE | toujours tous les critères ensemble |
| Compteur | se met à jour tout seul | seulement si tu le veux, état du dernier affichage |
Règle du pouce: ce que tu veux garder à l’oeil en permanence et qui se décrit par des étiquettes, des marqueurs ou des expéditeurs devient dossier intelligent. Une recherche que tu répètes à l’occasion reste recherche enregistrée.
Limites de la version gratuite
Section intitulée « Limites de la version gratuite »Sans Pro, cinq dossiers intelligents et cinq recherches enregistrées sont possibles. Les existants continuent de fonctionner après l’expiration de Pro, seuls les nouveaux ne s’ajoutent qu’une fois de la place libérée.