Dossiers, étiquettes, dossiers intelligents et recherches enregistrées
YouniqMail offre quatre façons de garder de l’ordre. Elles se ressemblent, mais fonctionnent de manière fondamentalement différente. Cet article explique la différence, pour que tu ne choisisses pas le mauvais outil.
La réponse courte
Section intitulée « La réponse courte »| Ce que c’est | Un courriel peut | Les autres programmes | |
|---|---|---|---|
| Dossier | Un vrai emplacement sur le serveur de courriel | se trouver dans exactement un dossier | le voient |
| Étiquettes | Des mots-clés attachés au courriel | porter plusieurs étiquettes | les voient |
| Dossier intelligent | Une sélection selon des conditions, avec compteur dans la barre latérale | apparaître dans autant de dossiers que tu veux | ne le voient pas |
| Recherche enregistrée | Une recherche du champ de recherche, à relancer | apparaître dans autant de recherches que tu veux | ne la voient pas |
Dans la barre latérale, tu trouves les quatre: en haut les boîtes de courriel regroupées, en dessous les dossiers intelligents et les recherches enregistrées, puis les dossiers de chaque compte et tout en bas les étiquettes.
Dossiers
Section intitulée « Dossiers »Les dossiers sont le seul des quatre éléments que ton serveur de courriel connaît vraiment. Un courriel se trouve dans exactement un dossier. Si tu le déplaces, il disparaît de l’ancien.
Prends un dossier si un courriel appartient durablement ailleurs et que tu veux que ce soit aussi le cas sur le téléphone et dans les autres programmes.
Exemples typiques: boîte de réception, archive, corbeille, ou un dossier par projet.
Étiquettes
Section intitulée « Étiquettes »Les étiquettes sont des mots-clés. Un courriel peut en porter autant que tu veux, et il reste là où il est. Tu les attribues par le menu contextuel ou par un raccourci clavier.
Prends des étiquettes si un courriel touche à plusieurs sujets ou si tu veux le signaler sans le déplacer.
Les étiquettes se retrouvent sur le serveur de courriel sous forme de mots-clés, chez Gmail sous forme de vrais libellés. Elles te restent donc acquises même si tu cesses un jour d’utiliser YouniqMail.
Dossiers intelligents
Section intitulée « Dossiers intelligents »Un dossier intelligent n’est pas un emplacement, mais une question enregistrée. Tu définis des conditions, et il affiche tous les courriels qui y répondent. Les courriels restent là où ils sont et apparaissent en plus dans le dossier intelligent.
Exemples:
- Tous les courriels avec pièce jointe des sept derniers jours
- Tout ce qui vient d’un domaine précis, tous comptes confondus
- Tous les courriels avec marqueur rouge et une étiquette précise
Les dossiers intelligents figurent dans la barre latérale et se mettent à jour tout seuls. Ils y affichent aussi un compteur avec le nombre de courriels. Comment les créer est expliqué sous Créer des dossiers intelligents.
Prends un dossier intelligent si tu veux garder une sélection à l’oeil en permanence.
Recherches enregistrées
Section intitulée « Recherches enregistrées »Une recherche enregistrée conserve une recherche du champ de recherche: le texte de recherche et les commandes de recherche, y compris celles qu’un dossier intelligent ne connaît pas, comme l’état de lecture. Tu la crées avec le bouton Enregistrer la recherche dans le champ de recherche; elle apparaît ensuite dans la barre latérale sous Recherches enregistrées. Un clic la relance.
Elle ne se met pas à jour en arrière-plan. Elle n’affiche un compteur que si tu l’actives sous Paramètres → Boîtes de courriel → Liste de la barre latérale, et celui-ci reflète l’état du dernier affichage.
Prends une recherche enregistrée si tu répètes une requête à l’occasion, mais que tu ne veux pas l’avoir toujours sous les yeux.
Ce qui convient à quel moment
Section intitulée « Ce qui convient à quel moment »Rassembler les factures → dossier. Elles y appartiennent durablement, et tu veux aussi les voir sur le téléphone.
Marquer tout ce qui touche à un projet qui traverse plusieurs domaines → étiquette. Les courriels restent dans leurs dossiers.
Voir chaque jour « qu’est-ce qui reste ouvert? » → dossier intelligent avec compteur dans la barre latérale.
Passer en revue une fois par trimestre tous les courriels d’un client → recherche enregistrée.
Limites de la version gratuite
Section intitulée « Limites de la version gratuite »Sans licence Pro, tu peux créer 5 dossiers intelligents et 5 recherches enregistrées. Les dossiers et les étiquettes sont illimités.
Les entrées déjà créées restent toujours utilisables, même si tu dépasses la limite. Seule la création de nouvelles entrées est limitée.