Forbind opgavelister
“Det skal jeg lige have gjort” er den dårligste tilstand for en mail: for vigtig til at arkivere, for uhåndterlig til indbakken. Opgaveintegrationerne løser det ved at gøre mailen til en post i det værktøj, hvor dine opgaver alligevel bor:
| Tjeneste | Af mailen bliver der |
|---|---|
| Trello | et kort, øverst i den valgte liste på en tavle |
| Asana | en opgave i det valgte projekt |
| Notion | en side i den valgte database |
Forbind
Sektion kaldt “Forbind”Hver tjeneste har sin side i indstillingerne i afsnittet Integrationer. Forbindelsen følger overalt det samme mønster:
- Slå tjenesten til, for eksempel med Aktivér Trello.
- Klik på Opret forbindelse til Trello (eller Asana, Notion), og tillad adgangen i browseren.
- Fastlæg et standardmål: tavle og liste, arbejdsområde og projekt eller Notion-databasen.
Hos Notion vises kun databaser, som du i Notion har delt med integrationen, og som har en “Title”-egenskab. Flere muligheder pr. tjeneste: Medtag e-mailens brødtekst, Vedhæft e-mail som PDF (Trello, Asana) og hos Trello Kortbeskrivelsesformat.
Manuelt: mailhandlingen
Sektion kaldt “Manuelt: mailhandlingen”I menuen Flere handlinger ved hver mail finder du den forbundne tjenestes handling, for eksempel Send til Trello. En dialog viser standardmålet, emnet som titel og indholdet som beskrivelse. Begge dele kan du ændre før afsendelsen, ligesom målet; hos Asana kommer sektion og forfaldsdato til.
Derefter må mailen med god samvittighed ryge i arkivet: Opgaven findes nu det rigtige sted.
Automatisk: via regel
Sektion kaldt “Automatisk: via regel”De samme handlinger står klar i automatiseringen, med eget mål pr. regel eller standardmålet fra integrationsindstillingerne. Dermed bliver tilbagevendende mails til tilbagevendende opgaver, uden at du rører dem. Som titel bruges altid mailens emne.
- Enhver mail til
support@bliver en Asana-opgave i supportprojektet. - Bestillinger fra leverandøren lander som Trello-kort på indkøbstavlen.
- Mails med “faktura” i emnet bliver en side i bogholderiets Notion-database.
Kombineret med Tilføj etiket og Flyt til postkasse opstår der på den måde en indgangssluse: Mailen bliver lagt på plads, og arbejdet vandrer over i opgavesystemet.
Godt at vide
Sektion kaldt “Godt at vide”- Ingen returkanal: Integrationen opretter poster, den udveksler ikke. Om Trello-kortet er klaret, ved YouniqMail ikke, og det behøver den heller ikke.
- Der overføres kun den ene mail, og kun når du (eller din regel) udløser det. Ingen permanent adgang til postkassen.
- Afbryd forbindelsen: Afbryd forbindelse fjerner login fra YouniqMail. YouniqMail tilbagekalder samtidig adgangen hos tjenesten. Lykkes det ikke, for eksempel uden internetforbindelse, beder en besked dig om at fjerne YouniqMail i tjenestens kontoindstillinger.
- Pro-funktion: Alle opgaveintegrationer hører til Pro-omfanget.