Conectar listas de tareas
«Esto todavía tengo que hacerlo» es el peor estado posible para un correo: demasiado importante para archivarlo, demasiado voluminoso para la bandeja de entrada. Las integraciones de tareas lo resuelven convirtiendo el correo en una entrada de la herramienta donde tus tareas ya viven de todos modos:
| Servicio | El correo se convierte en |
|---|---|
| Trello | una tarjeta, arriba en la lista elegida de un tablero |
| Asana | una tarea en el proyecto elegido |
| Notion | una página en la base de datos elegida |
Conectar
Sección titulada «Conectar»Cada servicio tiene su página en los ajustes, en la sección Integraciones. La conexión sigue en todos el mismo patrón:
- Activar el servicio, por ejemplo con Activar Trello.
- Hacer clic en Conectar con Trello (o Asana, Notion) y permitir el acceso en el navegador.
- Definir un destino predeterminado: tablero y lista, espacio de trabajo y proyecto, o la base de datos de Notion.
En Notion solo aparecen las bases de datos que has compartido con la integración en Notion y que tienen una propiedad «Title». Otras opciones según el servicio: Incluir cuerpo del correo, Adjuntar correo como PDF (Trello, Asana) y, en Trello, el Formato de descripción de la tarjeta.
A mano: la acción del correo
Sección titulada «A mano: la acción del correo»En el menú Más acciones de cada correo encuentras la acción del servicio conectado, por ejemplo Enviar a Trello. Un diálogo muestra el destino predeterminado, el asunto como título y el contenido como descripción. Puedes cambiar las dos cosas antes de enviar, y también el destino; en Asana se añaden la sección y la fecha de vencimiento.
Después, el correo puede irse al archivo con la conciencia tranquila: la tarea ya existe en el sitio correcto.
Automáticamente: mediante una regla
Sección titulada «Automáticamente: mediante una regla»Esas mismas acciones están disponibles en la automatización, con un destino propio por regla o con el predeterminado de los ajustes de la integración. Así, los correos que se repiten se convierten en tareas que se repiten sin que tú los toques. Como título se usa siempre el asunto del correo.
- Cada correo dirigido a
support@se convierte en una tarea de Asana en el proyecto de soporte. - Los pedidos del proveedor acaban como tarjeta de Trello en el tablero de compras.
- Los correos con «factura» en el asunto se convierten en una página en la base de datos de contabilidad de Notion.
Combinado con Añadir etiqueta y Mover al buzón, así se forma una entrada ordenada: el correo se archiva y el trabajo pasa al sistema de tareas.
Conviene saberlo
Sección titulada «Conviene saberlo»- No hay canal de vuelta: la integración crea entradas, no las sincroniza. YouniqMail no sabe si la tarjeta de Trello está terminada, y tampoco le hace falta.
- Solo se transmite ese correo concreto, y únicamente cuando lo provocas tú (o tu regla). No hay acceso permanente al buzón.
- Desconectar: Desconectar elimina el acceso de YouniqMail. YouniqMail revoca además el acceso en el servicio. Si no lo consigue, por ejemplo sin conexión a internet, un aviso te pide quitar YouniqMail en los ajustes de la cuenta del servicio.
- Función Pro: todas las integraciones de tareas forman parte del conjunto Pro.