Creare cartelle intelligenti
Una cartella intelligente sembra una cartella e sta nella barra laterale, ma invece di contenere messaggi mostra tutti i messaggi che soddisfano le sue condizioni. «Con allegato degli ultimi 7 giorni», «tutto quello che arriva dalla commercialista», «etichetta Clienti con contrassegno rosso»: insiemi così li tieni sempre sott’occhio come cartella intelligente.
I messaggi intanto restano dove sono. Una cartella intelligente non sposta niente: lo stesso messaggio può comparire in quante cartelle intelligenti vuoi e resta comunque nella sua unica cartella reale.
Il + accanto al titolo Cartelle intelligenti nella barra laterale apre la finestra Crea cartella smart:
- Inizia da un modello come Oggi, Questa settimana, Con note o Allegati di grandi dimensioni, oppure da zero.
- Indica un Nome e, se vuoi, un Colore.
- Componi le Condizioni (vedi sotto). La finestra mostra in tempo reale quanti messaggi corrispondono.
- Conferma con Crea cartella.
Poi la cartella intelligente compare nella barra laterale. Dal suo menu contestuale puoi modificarla, duplicarla o eliminarla, e trascinandola ne cambi l’ordine.
Condizioni
Sezione intitolata “Condizioni”Una cartella intelligente ha condizioni proprie, indipendenti dai comandi di ricerca:
| Ambito | Condizioni |
|---|---|
| Persone | Da, Nome mittente, A, Cc, Qualsiasi destinatario |
| Contenuto | Oggetto |
| Tempo | Data di ricezione: prima di o dopo un giorno, oppure negli ultimi minuti, ore, giorni o settimane |
| Allegati | Con allegati, Nome file allegato, Tipo MIME allegato, Estensione file allegato, Dimensione |
| Organizzazione | Colore contrassegno, Etichette, Casella / cartella, Account e-mail |
| Note | Con nota, Testo della nota |
La Modalità di corrispondenza stabilisce come si combinano le condizioni: TUTTE devono essere soddisfatte (e), ne basta una QUALSIASI (o), oppure non deve valerne NESSUNA. Con Limita all’account la cartella intelligente vale solo per un account, altrimenti per tutti.
Lo stato di lettura una cartella intelligente non lo conosce. Per
«tutto il non letto di …» usa una
ricerca salvata con
is:unread.
Qualche schema collaudato:
- Elenco di oggi: Colore contrassegno rosso, cioè tutto quello che ti sei messo sul tavolo da solo.
- Con note: Con nota, così non si perde nulla su cui ti sei annotato qualcosa.
- Mangiaspazio: Con allegati e Dimensione oltre 5 MB.
- Filtro capo: Da contiene il dominio dell’azienda, per esempio
@azienda.example.
Il contatore
Sezione intitolata “Il contatore”Accanto a ogni cartella intelligente vedi quanti messaggi contiene. Il contatore si aggiorna da solo appena arrivano nuovi messaggi o quando sposti, elimini o contrassegni dei messaggi. In Impostazioni → Caselle di posta → Elenco barra laterale puoi nasconderlo oppure mostrare in più il numero dei messaggi non letti.
Cartella intelligente o ricerca salvata?
Sezione intitolata “Cartella intelligente o ricerca salvata?”Entrambe mostrano un insieme di messaggi che restano dove sono. Si distinguono per quello che sanno fare:
| Cartella intelligente | Ricerca salvata | |
|---|---|---|
| Creare | + accanto a Cartelle intelligenti | pulsante Salva ricerca nel campo di ricerca |
| Criteri | condizioni proprie, anche etichette, colori dei contrassegni, note, dimensione | tutto quello che sa fare il campo di ricerca, anche testo di ricerca, stato di lettura e in: |
| Combinazione | TUTTE, QUALSIASI o NESSUNA | sempre tutti i criteri insieme |
| Contatore | si aggiorna da solo | solo se lo vuoi, aggiornato all’ultima esecuzione |
Regola pratica: quello che vuoi tenere sempre sott’occhio e si può descrivere con etichette, contrassegni o mittenti diventa cartella intelligente. Una ricerca che ripeti ogni tanto resta ricerca salvata.
Limiti della versione gratuita
Sezione intitolata “Limiti della versione gratuita”Senza Pro sono possibili cinque cartelle intelligenti e cinque ricerche salvate. Quelle esistenti continuano a funzionare anche dopo la scadenza di Pro, solo che di nuove se ne aggiungono di nuovo quando si libera posto.