Cartelle, etichette, cartelle intelligenti e ricerche salvate
YouniqMail offre quattro modi per tenere ordine. Si somigliano, ma funzionano in modo profondamente diverso. Questo articolo spiega la differenza, così non scegli lo strumento sbagliato.
La risposta breve
Sezione intitolata “La risposta breve”| Che cos’è | Un messaggio può | Altri programmi | |
|---|---|---|---|
| Cartella | Un luogo reale sul server di posta | stare in una sola cartella | la vedono |
| Etichette | Diciture applicate al messaggio | portare più etichette | le vedono |
| Cartella intelligente | Un insieme definito da condizioni, con contatore nella barra laterale | comparire in quante ne vuoi | non la vedono |
| Ricerca salvata | Una ricerca dal campo di ricerca da richiamare all’occorrenza | comparire in quante ne vuoi | non la vedono |
Nella barra laterale trovi tutte e quattro: in alto le caselle raggruppate, sotto le cartelle intelligenti e le ricerche salvate, poi le cartelle di ogni account e in fondo le etichette.
Cartelle
Sezione intitolata “Cartelle”Le cartelle sono l’unica delle quattro voci che il tuo server di posta conosce davvero. Un messaggio si trova in una sola cartella. Se lo sposti, sparisce da quella precedente.
Usa le cartelle quando un messaggio appartiene stabilmente altrove e vuoi che valga anche sul telefono e in altri programmi.
Esempi tipici: Posta in arrivo, Archivio, Cestino, oppure una cartella tua per ogni progetto.
Etichette
Sezione intitolata “Etichette”Le etichette sono diciture. Un messaggio può portarne quante vuoi e intanto resta dov’è. Le assegni dal menu contestuale o con una scorciatoia da tastiera.
Usa le etichette quando un messaggio riguarda più temi oppure vuoi segnalarlo senza spostarlo.
Le etichette finiscono come parole chiave sul server di posta, su Gmail come etichette vere e proprie. Restano quindi tue anche se un giorno smetterai di usare YouniqMail.
Cartelle intelligenti
Sezione intitolata “Cartelle intelligenti”Una cartella intelligente non è un luogo, ma una domanda salvata. Tu stabilisci le condizioni e lei mostra tutti i messaggi che le soddisfano. I messaggi restano dove sono e compaiono in più nella cartella intelligente.
Esempi:
- Tutti i messaggi con allegato degli ultimi sette giorni
- Tutto quello che arriva da un dominio preciso, su tutti gli account
- Tutti i messaggi con contrassegno rosso e una determinata etichetta
Le cartelle intelligenti stanno nella barra laterale e si aggiornano da sole. Lì mostrano anche un contatore con il numero di messaggi. Come crearle è spiegato in Creare cartelle intelligenti.
Usa una cartella intelligente quando vuoi tenere sempre sott’occhio un insieme di messaggi.
Ricerche salvate
Sezione intitolata “Ricerche salvate”Una ricerca salvata conserva una ricerca dal campo di ricerca: testo di ricerca e comandi di ricerca, anche quelli che una cartella intelligente non conosce, come lo stato di lettura. La crei con il pulsante Salva ricerca nel campo di ricerca, poi compare nella barra laterale sotto Ricerche salvate. Un clic la esegue di nuovo.
Non si aggiorna in secondo piano. Mostra un contatore solo se lo attivi in Impostazioni → Caselle di posta → Elenco barra laterale, e riporta lo stato dell’ultima esecuzione.
Usa una ricerca salvata quando ripeti una ricerca ogni tanto, ma non vuoi averla sempre davanti.
Che cosa conviene e quando
Sezione intitolata “Che cosa conviene e quando”Raccogliere le fatture → cartella. È il loro posto stabile e vuoi vederle anche sul telefono.
Segnare tutto quello che riguarda un progetto trasversale → etichetta. I messaggi restano nelle loro cartelle.
Vedere ogni giorno «che cosa resta in sospeso?» → cartella intelligente con contatore nella barra laterale.
Ripassare una volta a trimestre tutti i messaggi di un cliente → ricerca salvata.
Limiti della versione gratuita
Sezione intitolata “Limiti della versione gratuita”Senza licenza Pro puoi creare 5 cartelle intelligenti e 5 ricerche salvate. Cartelle ed etichette non hanno limiti.
Le voci già create restano sempre utilizzabili, anche se sei oltre il limite. È limitata solo la creazione di nuove.