Skapa smarta mappar
En smart mapp ser ut som en mapp och sitter i sidofältet. I stället för att innehålla meddelanden visar den alla meddelanden som uppfyller dess villkor. “Med bilaga från de senaste 7 dagarna”, “allt från revisorn”, “etiketten Kunder med röd flagga”: sådana sammanställningar har du som smart mapp ständigt i blickfånget.
Meddelandena blir kvar där de är. En smart mapp flyttar ingenting, samma meddelande kan dyka upp i hur många smarta mappar som helst och ligger ändå bara i sin enda riktiga mapp.
Att skapa en
Section titled “Att skapa en”+ bredvid rubriken Smarta mappar i sidofältet öppnar dialogen Skapa smart mapp:
- Börja från en mall som Idag, Denna vecka, Med anteckningar eller Stora bilagor, eller från grunden.
- Ange ett namn och om du vill en färg.
- Ställ samman villkoren (se nedan). Dialogen visar löpande hur många meddelanden som matchar just nu.
- Bekräfta med Skapa mapp.
Därefter visas den smarta mappen i sidofältet. Via dess snabbmeny kan du redigera, duplicera eller ta bort den, och genom att dra ändrar du ordningen.
Villkor
Section titled “Villkor”En smart mapp har egna villkor, oberoende av sökoperatorerna:
| Område | Villkor |
|---|---|
| Personer | Från, Avsändarnamn, Till, Kopia, Valfri mottagare |
| Innehåll | Ämne |
| Tid | Mottagningsdatum: före eller efter en dag, eller inom de senaste minuterna, timmarna, dagarna eller veckorna |
| Bilagor | Har bilagor, Bilagefilnamn, Bilaga MIME-typ, Bilaga filändelse, Storlek |
| Ordning | Flaggfärg, Etiketter, Brevlåda / mapp, E-postkonto |
| Anteckningar | Har anteckning, Anteckningstext |
Matchningsläge avgör hur villkoren samverkar: vid ALLA måste alla vara uppfyllda (och), vid NÅGOT räcker ett (eller), och vid INGET får inget av dem stämma. Med Begränsa till konto gäller den smarta mappen bara för ett konto, annars för alla.
Lässtatus känner en smart mapp inte till. För “allt oläst från …” tar
du en sparad sökning med
is:unread.
Några beprövade mönster:
- Idag-lista: Flaggfärg röd, alltså allt som du själv har lagt på ditt bord.
- Med anteckningar: Har anteckning, så att inget går förlorat som du har skrivit upp något om.
- Utrymmesslukare: Har bilagor och Storlek över 5 MB.
- Chefsfilter: Från innehåller företagets domän, till exempel
@foretaget.example.
Räknaren
Section titled “Räknaren”Bredvid varje smart mapp står hur många meddelanden den innehåller. Räknaren uppdaterar sig själv så snart nya meddelanden kommer in eller du flyttar, tar bort eller flaggar meddelanden. Under Inställningar → Brevlådor → Sidofältslista kan du dölja den eller dessutom visa antalet olästa meddelanden.
Smart mapp eller sparad sökning?
Section titled “Smart mapp eller sparad sökning?”Bägge visar en sammanställning av meddelanden som blir kvar där de är. De skiljer sig åt i vad de kan:
| Smart mapp | Sparad sökning | |
|---|---|---|
| Skapa | + bredvid Smarta mappar | knappen Spara sökning i sökfältet |
| Kriterier | egna villkor, även etiketter, flaggfärger, anteckningar, storlek | allt som sökfältet kan, även söktext, lässtatus och in: |
| Koppling | ALLA, NÅGOT eller INGET | alltid alla kriterier tillsammans |
| Räknare | uppdaterar sig själv | bara om du vill, läget från senaste körningen |
Tumregel: det du ständigt vill ha i blickfånget och som går att beskriva med etiketter, flaggor eller avsändare blir en smart mapp. En sökning som du upprepar då och då förblir en sparad sökning.
Gränser i det kostnadsfria omfånget
Section titled “Gränser i det kostnadsfria omfånget”Utan Pro går det att skapa fem smarta mappar och fem sparade sökningar. Befintliga fungerar vidare efter att Pro har löpt ut, det kommer bara till nya igen när det blir plats.