Slimme mappen aanmaken
Een slimme map ziet eruit als een map en zit in de zijbalk. In plaats van berichten te bevatten, toont hij alle berichten waarop zijn voorwaarden van toepassing zijn. “Met bijlage uit de laatste 7 dagen”, “alles van de belastingadviseur”, “label Klanten met rode markering”: zulke verzamelingen heb je als slimme map blijvend in het oog.
De berichten blijven daarbij waar ze zijn. Een slimme map verplaatst niets: hetzelfde bericht kan in willekeurig veel slimme mappen opduiken en ligt toch alleen in zijn ene echte map.
Aanmaken
Section titled “Aanmaken”De + naast de kop Slimme mappen in de zijbalk opent het venster Slimme map aanmaken:
- Begin met een sjabloon zoals Vandaag, Deze week, Met notities of Grote bijlagen, of helemaal opnieuw.
- Geef een naam en desgewenst een kleur op.
- Stel de voorwaarden samen (zie hieronder). Het venster toont doorlopend hoeveel berichten er op dat moment overeenkomen.
- Bevestig met Map aanmaken.
Daarna verschijnt de slimme map in de zijbalk. Via zijn contextmenu kun je hem bewerken, dupliceren of verwijderen; door te slepen verander je de volgorde.
Voorwaarden
Section titled “Voorwaarden”Een slimme map heeft eigen voorwaarden, los van de zoekfilters:
| Gebied | Voorwaarden |
|---|---|
| Personen | Van, Afzendernaam, Aan, Cc, Elke ontvanger |
| Inhoud | Onderwerp |
| Tijd | Ontvangstdatum: vóór of na een dag, of binnen de laatste minuten, uren, dagen of weken |
| Bijlagen | Heeft bijlagen, Bestandsnaam bijlage, MIME-type bijlage, Bestandsextensie bijlage, Grootte |
| Ordening | Markeringskleur, Labels, Postvak / map, E-mailaccount |
| Notities | Heeft notitie, Notitietekst |
De Overeenkomstmodus bepaalt hoe de voorwaarden samenwerken: bij ALLE moeten ze allemaal vervuld zijn (en), bij EEN volstaat er één (of), en bij GEEN mag er geen enkele van toepassing zijn. Met Beperken tot account geldt de slimme map alleen voor één account, anders voor alle.
De leesstatus kent een slimme map niet. Voor “alles ongelezen van …”
neem je een opgeslagen zoekopdracht
met is:unread.
Een paar beproefde patronen:
- Vandaag-lijst: Markeringskleur rood, dus alles wat je jezelf op tafel hebt gelegd.
- Met notities: Heeft notitie, zodat niets verloren gaat waarover je iets hebt opgeschreven.
- Ruimtevreters: Heeft bijlagen en Grootte boven 5 MB.
- Directiefilter: Van bevat het domein van het bedrijf, bijvoorbeeld
@bedrijf.example.
De teller
Section titled “De teller”Naast elke slimme map staat hoeveel berichten hij bevat. De teller werkt zichzelf bij zodra er nieuwe berichten binnenkomen of je berichten verplaatst, verwijdert of markeert. Onder Instellingen → Postvakken → Zijbalkweergave kun je hem verbergen of daarnaast het aantal ongelezen berichten tonen.
Slimme map of opgeslagen zoekopdracht?
Section titled “Slimme map of opgeslagen zoekopdracht?”Beide tonen een verzameling berichten die blijven waar ze zijn. Ze verschillen in wat ze kunnen:
| Slimme map | Opgeslagen zoekopdracht | |
|---|---|---|
| Aanmaken | + naast Slimme mappen | knop Zoekopdracht opslaan in het zoekveld |
| Criteria | eigen voorwaarden, ook labels, markeringskleuren, notities, grootte | alles wat het zoekveld kan, ook zoektekst, leesstatus en in: |
| Koppeling | ALLE, EEN of GEEN | altijd alle criteria samen |
| Teller | werkt zichzelf bij | alleen indien gewenst, stand van de laatste keer uitvoeren |
Vuistregel: wat je voortdurend in het oog wilt houden en zich via labels, markeringen of afzenders laat beschrijven, wordt een slimme map. Een zoekopdracht die je af en toe herhaalt, blijft een opgeslagen zoekopdracht.
Grenzen in de gratis versie
Section titled “Grenzen in de gratis versie”Zonder Pro zijn vijf slimme mappen en vijf opgeslagen zoekopdrachten mogelijk. Bestaande blijven na het aflopen van Pro werken; alleen nieuwe komen er pas weer bij wanneer er plaats vrijkomt.