Die erste Regel anlegen
Eine Regel prüft eingehende E-Mails und führt Aktionen aus, wenn sie zutrifft. Damit lässt sich vieles erledigen, bevor du den Posteingang überhaupt öffnest.
Ein Beispiel zum Mitmachen
Abschnitt betitelt „Ein Beispiel zum Mitmachen“Ziel: Alle Newsletter eines Absenders bekommen ein Tag und wandern in einen eigenen Ordner. Lege den Tag „Newsletter“ vorher an, denn im Regel-Editor wählst du nur vorhandene Tags aus.
- Öffne Einstellungen → Automatisierungen.
- Wähle Neue Regel.
- Gib unter Regelname einen Namen ein, etwa „Newsletter sortieren“.
- Unter Bedingungen steht schon eine erste Bedingung. Stelle sie
um auf Feld Von, Vergleich enthält, Wert
newsletter@example.com. - Unter Aktionen steht schon In Postfach verschieben. Wähle als Ziel deinen Newsletter-Ordner.
- Füge mit + Aktion hinzufügen eine zweite Aktion hinzu: Tag hinzufügen mit dem Tag „Newsletter“.
- Bestätige mit Regel hinzufügen.
Ab der nächsten eingehenden Mail dieses Absenders greift die Regel.
Wann Regeln laufen
Abschnitt betitelt „Wann Regeln laufen“Regeln greifen beim Eintreffen neuer E-Mails, und zwar in jedem Ordner, den YouniqMail abgleicht, nicht nur im Posteingang. Sollen sie nur dort wirken, ergänze die Bedingung Postfach / Ordner. Mit Mail-Konto beschränkst du eine Regel auf einzelne Konten.
Auf vorhandene Mails lassen sich Regeln nicht nachträglich anwenden, einen Testlauf gibt es nicht. Eine Ausnahme ist der erste Abgleich eines neuen Kontos: Für die jüngsten Mails, deren Inhalt dabei gleich mitkommt, laufen die Regeln ebenfalls.
Für den übrigen Bestand nimmst du die Suche: Suchergebnis öffnen, alle auswählen, gewünschte Aktion ausführen.
Mehrere Bedingungen
Abschnitt betitelt „Mehrere Bedingungen“Wie mehrere Bedingungen zusammenwirken, legt das Feld Modus fest:
- Alle Bedingungen treffen zu (Voreinstellung)
- Mindestens eine Bedingung trifft zu
- Genau eine Bedingung trifft zu
- Keine Bedingung trifft zu
Eine Regel für „Rechnungen von zwei verschiedenen Absendern“ braucht also nur zwei Bedingungen auf Von und den Modus Mindestens eine Bedingung trifft zu.
Mehrere Regeln
Abschnitt betitelt „Mehrere Regeln“YouniqMail prüft zuerst alle aktiven Regeln gegen die eingehende Mail und führt danach die Aktionen aller passenden Regeln nacheinander aus, in der Reihenfolge, in der die Regeln angelegt wurden. Verschieben zwei Regeln dieselbe Mail, gewinnt die zuletzt angelegte.
Die Reihenfolge lässt sich nicht ändern. Damit nach einer Regel keine weitere mehr greift, schalte in ihr Nach dieser Regel stoppen ein.
Jede Regel hat in der Liste einen eigenen Schalter, mit dem du sie vorübergehend abschaltest, sowie Duplizieren und Löschen.
Stille Zustellung
Abschnitt betitelt „Stille Zustellung“Verschiebt eine Regel eine eingehende Mail sofort weg, etwa in einen Ordner, ins Archiv oder in den Papierkorb, unterdrückt YouniqMail Ton und Benachrichtigung dafür. Sonst würdest du über Mails informiert, die du im Posteingang nie zu Gesicht bekommst. Das passiert von selbst, eine Einstellung dafür gibt es nicht.
Das erklärt auch, warum eine vermisste Mail manchmal ohne jeden Hinweis verschwindet. Siehe dazu Meine E-Mails kommen nicht an.
Erst testen, dann scharf schalten
Abschnitt betitelt „Erst testen, dann scharf schalten“Bei Regeln, die verschieben oder löschen, lohnt ein Zwischenschritt: Lege die Regel zunächst nur mit der Aktion Tag hinzufügen an. Nach ein paar Tagen siehst du am Tag, welche Mails betroffen gewesen wären. Stimmt die Auswahl, ergänzt du die eigentliche Aktion. Sie gilt dann für alle Mails, die ab da eintreffen.
Grenzen ohne Pro
Abschnitt betitelt „Grenzen ohne Pro“Im kostenlosen Umfang kannst du 10 Regeln anlegen. Einige Bedingungen, der Vergleich entspricht Regex und die Aktionen für Integrationen gehören zur erweiterten Automatisierung und benötigen Pro. Ohne Lizenz tragen sie im Editor den Zusatz „(Pro)“.
Regeln, die Pro-Bestandteile nutzen, werden ohne Lizenz pausiert statt gelöscht und laufen nach einer Aktivierung unverändert weiter.
Eine vollständige Liste aller Möglichkeiten steht unter Alle Bedingungen und Aktionen.