Tags verwenden
Ein Tag ist ein Schlagwort an einer Mail: „Projekt Nordwind“, „Kunden“, „Steuer 2026“. Anders als bei Ordnern kann eine Mail beliebig viele Tags tragen: Die Rechnung eines Kunden ist eben beides, „Kunden“ und „Buchhaltung“. Was Ordner, Tags und Smart Folders grundsätzlich unterscheidet, steht in der Übersicht.
Tag vergeben
Abschnitt betitelt „Tag vergeben“Mehrere Wege führen zum Ziel:
- Aus der Mail heraus: Tag-Symbol in der Aktionsleiste (Kürzel
L), dann vorhandenen Tag wählen oder Neuen Tag erstellen. - Aus der Liste: Rechtsklick auf die Mail (oder mehrere ausgewählte) → Tags, dann die gewünschten Tags anhaken.
- Automatisch: Eine Regel mit der Aktion Tag hinzufügen vergibt Tags künftig von selbst: Newsletter, Rechnungen und Bestellbestätigungen sortieren sich damit ohne Zutun.
Jeder Tag hat eine Farbe. In der Nachrichtenliste steht sein Name als kleines farbiges Etikett vor dem Betreff.
Tags wiederfinden
Abschnitt betitelt „Tags wiederfinden“- Seitenleiste: Im Bereich Tags hat jeder Tag einen Eintrag mit Zähler, ein Klick zeigt alle Mails mit diesem Tag über alle Konten hinweg.
- Dashboard: Die Tags-Kachel zeigt deine Tags samt Anzahl.
- Smart Folders: Die Bedingung Tags / Labels lässt sich mit anderen kombinieren, etwa „Tag Kunden, aus dem Konto Arbeit, in den letzten 30 Tagen“. Die Suche selbst kennt keine Tags.
Tags wandern mit
Abschnitt betitelt „Tags wandern mit“Tags werden als IMAP-Schlüsselwörter am Server gespeichert (bei Gmail als Labels). Name und Zuordnung überstehen also eine Neuinstallation, erscheinen auf deinem zweiten Rechner und bleiben erhalten, wenn du das Postfach mit einem anderen Programm öffnest (sofern das andere Programm Schlüsselwörter versteht); viele zeigen sie schlicht nicht an, löschen sie aber auch nicht.
Die Farbe eines Tags bleibt dagegen auf diesem Gerät. Auf einem anderen Rechner erscheinen übernommene Tags zunächst ohne Farbe. Bei Gmail wird außerdem jedes vorhandene Label automatisch zum Tag.
Tags verwalten
Abschnitt betitelt „Tags verwalten“Per Rechtsklick auf den Tag in der Seitenleiste findest du Tag bearbeiten… (Name und Farbe) und Tag löschen…. Mehrere Tags auf einmal bearbeitest du unter Einstellungen → Postfächer → Tags: löschen, einfärben oder zusammenführen.
- Löschen entfernt das Schlagwort von allen Mails, auch am Server. Den Mails selbst passiert nichts.
- Umbenennen gilt nur auf diesem Gerät. Am Server und auf anderen Geräten behalten die Mails den alten Namen, und beim nächsten Abgleich kann der alte Name als eigener Tag wieder auftauchen. Wer mehrere Geräte nutzt, legt besser einen neuen Tag an und löscht den alten.
Brauchst du keine Tags, schaltest du sie unter Einstellungen → E-Mails → Allgemein mit Tags aktivieren ab.